Om du ska göra en innehållsförteckning i Word kan du skapa den automatiskt – men du behöver ha använt formatmallar på textens rubriker för att det ska fungera.
Har du ett långt dokument som är indelat i flera avsnitt kan det vara lämpligt att göra en innehållsförteckning. Då kan läsaren få en överblick över vad texten handlar om, och om hen inte vill läsa allt går det att direkt gå till det som intresserar.
Hur lång ska texten vara för att det ska vara lämpligt med innehållsförteckning? Ja, handboken Svenska skrivregler tycker att en text som är längre än några sidor och som har underrubriker bör ha en innehållsförteckning.
Innehållsförteckningen placeras i början av publikationen, ofta efter ett eventuellt förord men före själva texten. Ibland ligger innehållsförteckningen sist i böcker, men det är inte så vanligt numera.
I innehållsförteckningen listar du varje kapitel eller avdelning. Om det finns underrubriker kan du ta med dem också – då är det bra att markera dem med till exempel lägre grad på typsnittet, indrag eller en annan färg så att läsaren förstår att det är underrubriker.
Till varje listled brukar man ange sidnummer. Mellan rubriken och sidnumret används ofta utföringstecken för att avståndet emellan inte ska bli för störande. Det vanligaste är att lägga en rad punkter som utföringstecken.
Innehållsförteckningar i tidskrifter innehåller sällan andra rubriker än artiklarnas huvudrubriker, men det är vanligt med en läslockande mening under varje rubrik om artikelns innehåll.
I digitala publikationer bör rubrikerna i innehållsförteckningen vara hyperlänkar som leder till rätt sida. I en fast layout, som en pdf, kan du ha sidnummer också, men i en flödande layout, som en epub, varierar pagineringen efter vilken skärmstorlek filen visas i så då är det ingen mening med att med det i innehållsförteckningen.
Du kan naturligtvis skriva in innehållsförteckningen manuellt – då bör du göra det allra sist så att du inte riskerar att det blir ändringar i pagineringen som du inte får med i innehållsförteckningen.
Men har du använt formatmallar till dina rubriker kan du väldigt enkelt göra innehållsförteckningen i Word. Ställ markören där du vill ha innehållsförteckningen och gå sedan till Referenser/Innehållsförteckning så får du upp en menyruta där du kan göra flera val.
Gör du det enkelt för dig väljer du något av de första alternativen för automatisk innehållsförteckning. Då listas de rubriker som har formatmallar. Dessutom tillkommer gradering av rubriknivåer, utföringstecken och sidnummer automatiskt.
Vill du välja mer hur innehållsförteckningen ska se ut kan du går du ner till Anpassad innehållsförteckning så får du fram en dialogruta där du kan välja om och hur sidnummer ska visas, vilka utföringstecken det ska vara (kallas tabbutfyllnad här), hur många rubriknivåer som ska visas och vilken stilmall du vill ha.
Du kan även klicka i att sidnumren ersätts av hyperlänkar om du vill exportera filen till en webbsida. Dock är det bättre att göra html-filer i program som är till för det, som ditt webbpubliceringsprogram eller ett program för att göra epub-filer.
Du kan också välja manuell innehållsförteckning. Då får du fram en mall på en innehållsförteckning där rubriknivåer, utföringstecken och sidnummer är markerade, men du får själv lägga in vad som ska stå där.
Har du valt en automatisk innehållsförteckning kan du uppdatera den väldigt enkelt om du gör ändringar i texten. Klicka på innehållsförteckningen, välj Uppdatera tabell, välj om du bara ska uppdatera sidnummer eller om du ska uppdatera hela tabellen (till exempel om du har ändrat rubriker eller flyttat om avsnitt) – vips, så är din innehållsförteckning uppdaterad!
Gör din innehållsförteckning i Word om det är från den filen du ska publicera texten. Ska du istället formge den i till exempel Indesign eller ett program för att göra epub-filer är det bättre att göra innehållsförteckningen där – det brukar gå att göra på likartat vis.
Fler snabba skrivtips
- Formatmallar i Word
- Göra stycken i Word
- Alla snabba skrivtips om Word
- Alla snabba skrivtips om skrivteknik
Mer om formatmallar i Word
Här berättar jag mer ingående hur du hanterar formatmallarna – du måste som sagt ha formatmallar på rubrikerna för att kunna skapa en automatisk innehållsförteckning i Word:
- Formatmallar förenklar skrivandet, Evas språkblogg
- Använd formatmallar, Skrivbrevet från Evas skrivskola 2/2020
- Mer om formatmallar, Skrivbrevet från Evas skrivskola 3/2020
Webbkurs om Word
- Lär dig hantera Word – kursen ingår som bonus om du köper en annan kurs av mig, men den går också att köpa separat för en billig peng.
Mer om bland annat innehållsförteckning i Word
Annons:
Annons: