Skapa en tillgänglig pdf med Word

av | 6 maj 2025 | Skrivteknik, Webbtips, Wordtips

Skapa en tillgänglig pdf med Word

Vill du bli läst av många bör du sätta dig in i hur du skapar en tillgänglig pdf med Word – eller så väljer du ett annat format.

Om du använder format­mallar när du skriver i Word får du inte bara ett enhet­ligt formaterat dokument utan format­mallarna följer oftast med när du exporterar till ett annat format, som pdf.

Då är chansen stor att din text inte bara blir snygg utan också att den går att läsa av den som är syn­skadad eller inte kan använda mus. Dessutom uppfyller den de lag­krav om tillgänglig­het du kan behöva följa samt ger bättre sökbar­het på nätet.

För att pdf:en ska bli tillgänglig måste du se till att du har formaterat dokumentet så att det blir läst i rätt ordning om mot­tagaren använder en så kallad skärm­läsare, ett verktyg som läser upp vad som står på skärmen.

Skärmläsaren kommer att förstå hur texten är tänkt att läsas om du använder Words rubrik­format och använder Rubrik 1 som huvudrubrik och Rubrik 2 som under­rubrik, Rubrik 3 som under­rubrik till Rubrik 2 och så vidare.

Använd också Words format för punkt­listor istället för att göra egna punkter. Då förstår skärm­läsaren att det är en lista och läser inte upp de speci­fika tecknen som markerar punkt­leden.

Tabellformat ska du bara använda till just tabeller och inte till att layouta text med. Om du använder färger i tabeller och diagram, se till att de har hög kontrast så att de kan läsas av färgblinda.

Bilder och diagram bör du ge en så kallad alt-text (alter­nativ text). Höger­klicka på bilden, välj Redigera alter­nativ text och skriv vad bilden visar.

Innan du exporterar filen kan du använda funktionen Tillgänglighets­kontroll: klicka på flicken Granska/Kontrollera tillgänglig­het. Det säkraste alternativet för att exportera filen är att använda Adobe Acrobat eller att spara den som pdf i Word.

Men innan du exporterar filen bör du fundera över om pdf är det bästa formatet. Det är vanligt att lägga upp dokument som pdf:er på webben, men idag när många läser på små mobil­skärmar är det ofta en dålig lösning.

Pdf är ett bra format om du vill vara säker på att textens form­givning ska se likadan ut hos både avsändare och mot­tagare, men efter­som det inte är följ­samt, responsivt, anpassar sig pdf:en inte till mot­tagarens skärm.

Du behöver inte ha syn­nedsätt­ningar för att ha svårig­heter att läsa ett full­skrivet pdf-dokument i mobilen, så ofta är det bättre att lägga ut texten som en vanlig (responsiv) webb­sida eller göra en bok i flödande epub-format.

Fler snabba skrivtips om Word och tillgänglighet

Mer om formatmallar i Word

Här berättar jag mer in­gående hur du han­terar format­mallarna:

Och så lite mer om vad du bör tänka på vid digital publicering:

Webbkurser där jag bland annat går igenom formatmallar

Mer om att skapa en tillgänglig pdf med Word

Annons:

Snabba skrivtips

Kortfattade tips som lär dig att skriva vårdat, enkelt och begripligt i arbetet.

Kategorier

Annons: